Wie angekündigt ist nun auch die Nutzung von Outlook auf dem Mobiltelefon wieder möglich. Die Funktion ist ab sofort für alle Mitarbeiter freigeschaltet. Aktuell läuft noch die Klärung mit dem Datenschutzbeauftragten, unter welchen Bedingungen die Nutzung nach Ende der Corona-Dienstanweisung fortgeführt werden kann.

Bevor nachfolgend kurz die Installation beschrieben wird, eine kurze technische Einleitung, die besonders im Hinblick auf den Datenschutz relevant ist und vor allem für die Nutzung auf dem Privathandy wichtig ist.

Ab sofort ist das komplette Microsoft Office Paket auch für Mobilfunkgeräte freigeschaltet. Dies umfast neben Outlook auch alle anderen Anwendungen wie vor allem Wort, Excel, Powerpoint und auch Microsoft Teams. Um die betrieblichen von den privaten Daten zu trennen und der SPE Mühle die Möglichkeit zu geben, immer den Zugriff und die Kontrolle über die betrieblichen Daten zu haben (dies fordert das Datenschutzgesetz) benutzt die Mühle ab sofort das Microsoft Unternehmensportal. Hierfür wird auf dem Handy eine eigene App installiert, die danach die Kontrolle über alle Office-Anwendungen und deren Daten übernimmt. Alle Daten innerhalb dieser Anwendungen (und wichtig, nur innerhalb dieser Anwendungen) können durch die Mühle kontrolliert werden (also kopiert, gelöscht, etc.). Auch ist es möglich, die Anwendungen selbst zu sperren oder zu löschen (z.B. im Falle eines Verlusts des Geräts). Bei der Installation erläutert Microsoft genau, welche Daten von wem in welcher Form eingesehen und verändert werden können. Es ist wichtig, die Hinweise bei der Installation einmal zu lesen. Wichtiger Hinweis: Durch dieses System entsteht kein Zugriff auf den „privaten“ Teil des Handys, es sei denn, eine der Office-Anwendungen wird auch privat genutzt.

Zur Installation: Wichtig: Ist schon die App Outlook installiert, bitte zunächst vom Handy löschen! Zunächst muss auf dem Handy die App Microsoft Unternehmensportal installiert werden. Diese gibt es in den klassischen Stores hier:

• Google: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.windowsintune.companyportal
• Apple: https://apps.apple.com/de/app/intune-unternehmensportal/id719171358

Nach der Installation erfolgt die Anmeldung bei Microsoft. Hierzu einfach den Schritten in der App folgen und als Benutzernamen die Emailadresse verwenden. Das Kennwort ist identisch mit dem für die PCs und das Intranet.

Nach erfolgreicher Installation kann jetzt die App Outlook installiert werden. Diese gibt es ebenfalls in den klassischen App-Stores:

• Google: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.outlook
• Apple: https://apps.apple.com/de/app/microsoft-outlook/id951937596

Wichtig: Es kann auch jede andere Exchange-fähige App benutzt werden. Empfohlen wird ausdrücklich nur Outlook. Bei Verwendung einer anderen App kann auch keine Hilfe bei Fehlern oder der Installation geleistet werden.

Nach der Installation erfragt die App in der Regel nur noch die Emailadresse ohne Kennwort, da dieses schon im Unternehmensportal hinterlegt ist. Danach funktioniert die App wie gewohnt.

Eine neue Funktion der App soll nicht unerwähnt bleiben: Im Menü (zu erreichen durch das klicken auf den Buchstaben / das Foto ganz oben links) kann durch Klicken auf den Umschlag mit dem Pluszeichen ein weiteres Konto hinzugefügt werden. Hier gibt es die Option „Freigegebenes Postfach“. In diesem Menü können auch Teampostfächer, Raumkalender etc. hizugefügt werden und in der App betrachtet werden.

Bei Fragen und Problemen mit der Installation bitte immer ein Ticket im Hilfesystem anlegen.