Buchen der Dienstfahrzeuge

Die Dienstfahrzeuge der SPE Mühle werden über zentrale Kalender verwaltet. Zur Nutzung eines Fahrzeugs muß dieses immer auch in Outlook gebucht werden. Die Fahrzeuge sind in Outlook als sog. Ressourcen hinterlegt und heißen r-pkw@spe-muehle.de sowie r-bus@spe-muehle.de.

Ressourcen werden gebucht, in dem im eigenen Kalender ein Termin angelegt wird und die entsprechende Ressource zu diesem Termin eingeladen wird. Für das Einladen von anderen Teilnehmern stellt Microsoft ein Schulungsvideo zur Verfügung, welches hier eingesehen werden kann:

https://support.microsoft.com/de-de/office/video-erstellen-von-terminen-und-besprechungen-6e6ddec6-5983-4c42-9652-b99e120206fb

Hier eine Kurzanleitung zur Buchung am Beispiel einer Buchung des Bus:

• Als erstes wird ein neuer Termin angelegt:

• Als nächstes werden die Termindetails – wie benötigt, in das Formular eingetragen:

• Jetzt wird der Bus „eingeladen“. Dies geschieht durch Klicken auf das Feld „Teilnehmer einladen“:

• Im Adressfeld entstehen nun zwei neue Zeilen:

• In die Zeile „Erforderlich“ wird nun die Email-Adresse des Bus eingetragen: r-bus@spe-muehle.de. Alternativ kann auch auf „Erforderlich“ geklickt werden und der Bus aus dem Adressbuch ausgewählt werden:

• Der nun fertige Termin wird jetzt über die Taste „Senden“ in den Kalender übernommen:

• Nach wenigen Augenblicken schreibt der Kalender des Bus eine Terminbestätigung oder Absage per Email:

Hinweise:

• Es ist von Microsoft nicht (mehr) vorgesehen, dass Benutzer direkten Zugriff auf den Kalender haben und dort Termine eintragen können. Die Buchung über Termineinladung ist die einzige Möglichkeit.
• Es ist möglich die Belegung der Fahrzeug (bzw. aller Ressourcen) im Kalender anzuschauen. Ressourcen erscheinen in Outlook unter „Freigegebene Kalender“.
• Aufgrund der von Microsoft vorgegebenen Einstellungen ist derzeit nur ersichtlich, ob eine Ressource verfügbar ist oder nicht. An der Freigabe der Details wird gearbeitet.
• Zur Buchung von Ressourcen: Bitte immer nur genau den Zeitraum buchen, in dem die Ressource genutzt werden soll – d.h., bitte in der Regel keine Ganztags-Buchungen vornehmen. Eine Ganztags-Buchung bedeutet, dass die Ressource wirklich von Mitternacht bis Mitternacht belegt ist.