Bevor die einzelnen Anwendungen freigegeben und erläutert werden, erfolgt ein erster wichtiger Schritt vorab. In vielen Fällen ist es gewünscht, einzelne oder alle Anwendungen des Office-Pakets auf eigenen Geräten zu nutzen. Dies ist in vielen Fällen mit bestimmten Regeln möglich: Nutzung von Office365 zu privaten Zwecken – Aufgrund der bestehenden Lizensierung ist es in der Regel möglich, jedem Mitarbeiter die Nutzung einer Installation auch zu privaten Zwecken zu gestattet. In den meisten Fällen kann dies kostenlos und ohne Folgen für die Steuer erfolgen, da hier entsprechende Freigrenzen bestehen. Bei der Nutzung entsteht ein geldwerter Vorteil von knapp 21,00 EUR – dem Wert des Office-Pakets, wenn dieses frei gebucht würde. Um die Lizenz nutzen zu können, muss zunächst ein Antrag auf Erlaubnis gestellt werden. Dieser wird innerhalb weniger Minuten genehmigt. Danach kann das Office-Pakt unter www.office.com kostenfrei heruntergeladen werden. Microsoft erfragt hierbei Zugangsdaten um die Lizenz zu prüfen. Als Benutzername ist dabei die Emailadresse anzugeben, als Kennwort das Kennwort, mit dem auch die Anmeldung am PC erfolgt. Oben rechts im Fenster erscheint dann „Office herunterladen“

Nutzung von Privatgeräten – Auch dieses ist möglich, nachdem der Antrag oben gestellt wurde. Interessant ist diese Option vor allem für alle, die Outlook oder Teams auf dem Handy oder Tablett installieren möchten. Nach Genehmigung ist dies möglich. Wichtig: Um Office-Anwendungen zu nutzen, muss die App „Unternehmensportal“ von Microsoft auf dem Handy installiert sein. Es genügt, wenn die App heruntergeladen wurde. Das Eingeben von Daten ist nicht notwendig und auch nicht erwünscht! Die App gibt es hier:

• Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.windowsintune.companyportal&hl=de
• Apple: https://apps.apple.com/de/app/intune-unternehmensportal/id719171358

Die Regelungen zur Nutzung werden derzeit mit dem Betriebsrat besprochen. Bis dahin gelten die Regeln aus dem Entwurf der Betriebsvereinbarung, welcher der aktuellen Corona-Dienstanweisung anhängt.

Ganz wichtig: Für die private Nutzung der Software kann keine technische Unterstützung erfolgen.

In den folgenden Tagen werden nun einzelne Anwendungen vorgestellt und freigegeben, die unter den genannten Bedingungen auch auf privaten Endgeräten genutzt werden können.